Software kaufen – Grobe Schnitzer

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Warst du auch schon mal an einem Projekt beteiligt bei dem neue Software eingekauft oder eingeführt werden musste? In kleineren Unternehmen kann man auch mal was ausprobieren. Agilität ist sicher die Trumpfkarte einer KMU. Ich spreche in diesem Beitrag von mittleren bis grösseren Unternehmungen, die Prozesse und Abläufe haben die nicht einfach von heute auf morgen geändert werden können. Kaufen wir also zum Beispiel ein Software für ein Ticketsystem ein oder müssen ein CRM Programm ablösen, dann braucht es eine intelligente und abgestimmte Vorgehensweise damit das Projekt zum Erfolg wird. In der Praxis gibt es einige Dinge, die garantiert zu Unstimmigkeiten und Misserfolg führen. In unserer beliebten ’10 Dinge‘ Reihe führe ich die gröbsten Schnitzer auf, die man vermeiden sollte.

1. Stakeholder ignorieren

Ein Stakeholder: Das ist zu neudeutsch jemand der direkt oder indirekt von der Software-Umstellung betroffen ist. Es ist extrem wichtig diese Leute frühzeitig zu identifizieren und in den Evaluations-Prozess aufzunehmen. Diese Liste sollte möglichst umfassend sein. Wird zum Beispiel eine Helpdesk Software eingeführt in einer Firma, die über mehrere Kontinente Dienstleistungen anbietet und es wird nur angefragt was das US Helpdesk macht, dann kann das später zu Problemen führen weil die Akzeptanz fehlt und auch weil wichtige Funktionen (Mehrsprachigkeit) nicht berücksichtigt wurden.

2. Fehlende Anforderungen

Keine Software Anbieter zu Demos einladen ohne dass man genau definiert hat, was man von der Software will. Nach der Demo weiss man sonst so viel wie zuvor. Das ist verschwendete Zeit für den Anbieter aber auch für sich selbst. Also von Anfang an ein klares Anforderungsprofil erstellen mit Muss-Kriterien, die dann nachher aktiv bewertet werden können.

3. Anforderungen aufweichen

Die Buchhaltungs-Software von Anbieter X kann auch noch inventarisieren. Das CAD Programm hat noch eine Möglichkeit Musik abzuspielen. Super als Verkaufsargument für den CEO aber für die Auswahl sollte es nicht von Belang sein. Versuche nicht die eierlegende Wollmilchsau zu kaufen oder andere Projekte ebenfalls ins Boot reinzunehmen um gleich noch zwei oder drei Fliegen mit einer Klappe zu erschlagen. Dann erleidest du garantiert Schiffbruch.

4. Unklare Verantwortung

Wer ist zuständig für die Bewertung und den Einkauf einer neuen Software? Das muss von Anfang an klar definiert werden. Wenn mehrere Teams in der gleichen Unternehmung mit verschiedenen Händlern Kontakt aufnehmen, dann wirkt es nach aussen und innen chaotisch und unprofessionell. Zudem kann das Projekt nicht umgesetzt werden weil sich die Teams gegenseitig blockieren und alleine nicht weitermachen können.

5. Software Anbietern alles glauben

Egal was man den Anbieter fragt, er wird während einer Ausschreibung bei einem Muss-Kriterium fast immer „Ja“ oder zumindest „Ja, aber…“ sagen. Ein Beispiel wäre wenn er angibt, die Software ist mandantenfähig und nachher stellt sich heraus, dass pro Mandant ein neuer Server installiert werden muss. Daher prüfen ob man das gleiche Verständnis von der Anforderung hat und sonst besser nochmals nachhaken.

6. Fokus auf Anforderungen

Du hast eine geniale Backup-Software gefunden, die alle Kriterien erfüllt aber leider ist sie unglaublich kompliziert und mühsam in der Anwendung. Einem anderen Anbieter hast du abgesagt weil er nur 95 Prozent erfüllt hat. Im Nachhinein merkst du: weil die Software so einfach und angenehm in der Bedienung war, hättest du damit unglaublich viel Zeit gespart. Es ist also nicht nur wichtig was eine Software kann, sondern wie sie das kann. Wieviel Training braucht es um sich einzuarbeiten? ist das GUI leicht zu verstehen oder ein zusammengekaufter Haufen von Eingabemasken?

7. Fokus auf Preis

Der Preis ist ein Faktor, sollte aber nicht der Hauptfaktor sein. Gerade bei Software gibt es grosse Unterschiede was zum Beispiel die Service und Support Organisation angeht oder auch die Benutzbarkeit. Zu welchen Zeiten ist das Helpdesk erreichbar? In welchen Sprachen ist Support möglich? Sind Trainingsmöglichkeiten bereits im Preis eingerechnet oder muss ich noch jeden Mitarbeitenden in einen teuren Kurs schicken?

8. Keine Referenzen

Schau dir das Produkt bei anderen Kunden an und hole ihr Feedback ein. Lass dir die wichtigsten Funktionen zeigen. Sprich nicht nur mit Kunden, die vom Anbieter ausgesucht wurden. Ignoriere auch kritisches Feedback nicht und spricht den Anbieter darauf an und zwar noch vor dem Kaufentscheid.

9. Keine Kritik

Vielleicht hast du dich schon früh auf einen Anbieter fixiert und möchtest unbedingt mit dem zusammen arbeiten, einfach weil du damit in anderen Firmen schon gute Erfahrungen gemacht hast oder weil du das Team gut kennst. Geh nicht davon aus, dass sich alles 1:1 auf das aktuelle Projekt übertragen lässt. Uebergehe nicht die kritischen Stimmen anderer Mitarbeitenden um schneller zum Ziel zu kommen. Eine solche Strategie wird sich spätestens bei der Einführung des Programmes im Unternehmen rächen weil die Akzeptanz bei allen Beteiligten vorhanden sein muss. Auch kann sich jede Organisation und jedes Programm über die Jahre ändern und was einmal gut war muss nicht immer gut sein.

10. Keine Transparenz

Es muss von Anfang an klar sein nach welchen Kriterien die Software ausgewählt wurde und was der Entscheidungsprozess war. Warum wurde Anbieter x nicht berücksichtigt obwohl er führend ist seinem Bereich? Wer nicht transparent arbeitet macht sich angreifbar und fördert die Gerüchteküche. Wenn Gerüchte aufkommen solltest du diese offen angehen und informieren damit sich diese nicht verbreiten oder den Erfolg des Projektes gefährden. Biete Gerüchten keine Grundlage und vermeide Abkürzungen im Auswahlverfahren.

Und das zum Schluss

Tatsächlich sind mir beim Schreiben noch einige weitere Punkte in den Sinn gekommen. Natürlich gibt es auch immer ‚weiche‘ Faktoren, wie Kommunikation / Zusammenarbeit etc. die man nicht in eine Checkliste schreiben kann. Am Schluss steht und fällt das ganze mit einer guten Projektleitung. Punkt 11: Versuche nicht an der Projektleitung zu sparen, Punkt 12: Gib den Mitgliedern des Projekt-Teams genug Zeit um mitarbeiten zu können…..

Zum guten Schluss noch einmal eine Erinnerung an wichtige Seiten:

• Die Feedbackseite „Vorschlaghammer“ – hier kannst Du Fragen stellen oder Wünsche oder Ideen einbringen
• Die T-Shirt Seite – hier kannst Du das ClickCoach Team unterstützen und dabei noch gut aussehen