Kostenfalle e-mail Rechnung

Immer mehr Firmen gehen dazu über Rechnungen nur noch per e-mail zu versenden. Vordergründig geht es um Umweltschutz. Wer könnte gegen eine solche Massnahme sein? Gilt man allenfalls schon als Klimaleugner wenn man das nicht so kundenfreundlich findet? Besonders störend ist, dass die Firmen auf dem Rücken der Kunden neue Gebühren einführen. Will man auf die bewährte Papierrechnung nicht verzichten ist ein Aufpreis geschuldet. Es geht dabei nicht um Kostendeckung sondern darum dem Kunden die Papierrechnung unattraktiv zu machen und schlussendlich die eigenen Kosten zu senken. Man merkt die Absicht und ist verstimmt.

Was die Firmen wissen aber nicht sagen: e-mail Rechnungen bleiben öfter liegen als Papierrechnungen. Und auch das wird wieder auf den Kunden abgewälzt. Mahngebühren von bis zu 25 Franken sind üblich und werden schon bei einem Tag Verzug auf die Rechnung geschlagen. Umweltfreundlich? Vielleicht. Kundenfreundlich? Sicher nicht.

e-mail ist kein perfektes Medium. Mails können im Spamfilter untergehen oder schlicht und einfach in der Flut der Nachrichten, die man täglich erhält übersehen werden. Nebenbei ist es in Zeiten wo Phishing Attacken etc. immer massiver werden sowieso fraglich ob e-mail Rechnungen noch sinnvoll sind. Es gibt zwar löbliche Ausnahmen, die ihre Rechnungen mit digitalen Signaturen versehen aber die meisten Anbieter scheuen die Kosten für solche effektiven aber nicht ganz günstigen Massnahmen. Und es ist sehr einfach ein Logo zu kopieren und eine fingierte Rechnung mit falschen Kontoangaben zu versenden.

Weil auch die Firmen wissen, dass e-mails untergehen können machen sie dann am Schluss der Kette eine Ausnahme und versenden weitere Mahnungen mit der Briefpost. Auch der Betreibungsbeamte kommt sicher noch persönlich? Wobei in Corona-Zeiten meldet er sich vielleicht zuerst per Videochat.

Was kann man nun selber tun, damit die elektronischen Rechnungen nicht untergehen? Auf der einen Seite gibt es ja viele Varianten um regelmässig wiederkehrende Rechnungen zu begleichen, wie Daueraufträge / LSV / e-banking Rechnungstellung. Für die verbleibenden Rechnungen empfehle ich:

• eine spezielle e-mail Adresse zu erstellen. Also z.B. meinerechnungen@….ch.
• Diese Rechnung dann immer angeben bei jedem Kauf
• Eine e-mail Regel erstellen, die das Mail in einen Ordner ‚zu bezahlen‘ umleitet
• Mindestens einmal im Monat den Ordner kontrollieren

Zusätzliche Adressen erstellen ist nicht so schwer und muss auch nicht extra was kosten. Bei Office 365, kann man beliebige Verteiler / Aliase aufsetzen. Das sind keine Postfächer sondern einfach Zusatzadressen. In einem späteren Artikel werde ich das Vorgehen noch detaillierter ausführen.